BeOne | Software per contabilità e controllo di gestione Be One
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CONTABILITÀ GENERALE

Nova Systems ha realizzato un modulo in BeOne interamente dedicato all’ufficio amministrativo, finanziario e contabile che opera nel settore delle spedizioni internazionali, della dogana, dei trasporti e della logistica. La Contabilità generale permette di gestire la parte fiscale nazionale in relazione alla normativa dello Stato di Installazione.

Ma non è tutto. Digitalizzare i processi aziendali, renderli più semplici, innovativi e sicuri, e abbattere i costi di carta e archiviazione dei documenti. Sono i principali vantaggi di BeOne e-invoice, creato da Nova Systems per gestire la fatturazione elettronica B2B.
Il modulo Contabilità è inoltre integrato con l’agenzia delle Dogane, per la parte Intrastat Servizi (dichiarare all’ente nazionale i servizi che vengono effettuati sia in invio che in ricezione nell’ambito dell’Unione Europea), e con l’Agenzia delle Entrate, per quanto riguarda invece le Dichiarazioni Periodiche previste dalla normativa vigente tra cui Esterometro, LIPE (Liquidazione Periodica Iva), il calcolo dell’Iva che l’azienda deve versare ogni trimestre.

A CHI SI RIVOLGE IL MODULO CONTABILITÀ GENERALE

Il software permette di gestire la parte fiscale nazionale, sia italiana, che spagnola e maltese in relazione alla normativa fiscale dello Stato di installazione.

Il modulo è stato realizzato dal Centro di Ricerca e Sviluppo di Nova Systems a supporto dell’ufficio amministrativo, finanziario e contabile del cliente. La Contabilità generale può adattarsi a tutte le dimensioni societarie, sia per le aziende strutturate con il responsabile amministrativo, il responsabile finanziario e il contabile di primo livello oppure per le imprese che possono contare su un’unica figura amministrativa che gestisce tutte le fasi del processo contabile.

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L'INTEGRAZIONE, UN PUNTO DI FORZA

La Contabilità generale è integrata con tutti i moduli operativi di BeOne, per agevolare l’attività dell’utente. Grazie all’utilizzo di un unico database l’utente è in grado di gestire direttamente gli impegni finanziari reperendo i dati dalla parte operativa, dalla dogana, dagli impegni manuali e dalla contabilità stessa.

Dalla parte operativa di BeOne, per la gestione degli impegni finanziari, è possibile importare i costi e i ricavi presunti e le richieste anticipo. Dalla Dogana si ottengono inoltre le scadenze future, l’Iva e i Dazi. Gli impegni manuali possono invece essere di varia natura (mutui, finanziamenti ed eventuali debiti futuri) mentre dalla Contabilità vengono visualizzati gli incassi clienti, i pagamenti ai fornitori e altri debiti registrati ed il portafoglio effetti.

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CONTABILITÀ GENERALE, le funzionalità:

GESTIONE FISCALE, con la gestione LIPE, esterometri, stampe fiscali e di bilancio, gestione scritture di rettifica.

GESTIONE CLIENTI, con la funzionalità Portafogli effetti, presentazione fatture, solleciti a clienti, gestione fido clienti e gestione assegni clienti.

Tra le altre funzionalità integrate nel software di Nova Systems c’è il collegamento con l’home banking: importazione estratto conto bancario permette di importare il file con tutte le registrazioni che avvengono in banca in base al tracciato Corporate Banking Interbancario (CBI) standard previsto. 

GESTIONE FORNITORI, con le funzionalità Pagamenti automatici ai fornitori e l’invio in home banking dei flussi di pagamento.

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CASH FLOW

Gestire gli impegni finanziari direttamente all’interno del gestionale. È possibile grazie al Cash flow di BeOne, che permette di rendere visibile le entrate e le uscite finanziarie dell’azienda giorno per giorno. Fino ad oggi gli operatori del settore monitoravano le entrate e le uscite finanziarie utilizzando fogli Excel. Ora con la nuova funzionalità integrata in BeOne è possibile monitorare le uscite e le entrate e pianificare al meglio la gestione aziendale, prevenendo eventuali criticità legate alla mancanza di liquidità.

Il flusso di cassa riporta i debiti ed i crediti passati e future nella liquidità di una azienda per effetto della gestione, nell’arco di un preciso periodo di analisi. La funzionalità è integrata con la contabilità, il controllo di gestione e la Dogana. Tutte le procedure vengono aggiornate in automatico dal software. C’è ora una maggiore sicurezza dei dati perché viene eliminata l’eventualità di un errore umano.

L’analisi dei flussi derivanti dalle singole attività aziendali è inoltre indispensabile. Così è possibile comprendere quali sono le cause che determinano la variazione di cassa a livello societario e per individuare le eventuali azioni da intraprendere al fine di raggiungere gli obiettivi finanziari”.

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CONTROLLO DI GESTIONE

Allineare l’attività aziendale alle prospettive e agli obiettivi di mercato. Un traguardo ambizioso, ma realizzabile grazie al Controllo di Gestione di BeOne. La soluzione sviluppata da Nova Systems per il mondo delle spedizioni internazionali, dei trasporti, della dogana e della logistica, ti consente di individuare quali sono i settori più performanti e allo stesso tempo ti permette migliorare quelli meno proficui. Diventa uno strumento irrinunciabile per analizzare e ottimizzare l’uso delle risorse, con l’obiettivo di prendere decisioni determinanti per il futuro della propria impresa e migliorare così la redditività. Un’attività strategica, insomma, che nelle mani del management permette di controllare l’andamento aziendale.

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LA REDDITIVITÀ A PORTATA DI CLIC

Il Controllo di Gestione di BeOne è stato realizzato dal Centro di Ricerca e Sviluppo di Nova Systems sia per la parte operativa che per quella contabile. Attraverso la funzionalità il controller può monitorare i costi e i ricavi diretti relativi all’attività aziendale e al core business (spedizioni, magazzino, dogana, trasporti), ma anche le spese generali e i ricavi non correlati all’attività aziendale (registrazione spese bancarie, ad esempio stipendi, utenze, ma anche eventuali affitti di immobili).

Grazie all’integrazione totale tra il Controllo di Gestione e gli altri moduli della Suite di BeOne sei in grado di esaminare i margini economici operativi dell’azienda, per avere sempre sotto controllo l’andamento generale e particolare dell’azienda. Con la funzionalità del gestionale puoi verificare in profondità ogni spedizione per calcolarne la redditività. Dalla singola operazione, quindi, puoi arrivare a monitorare la redditività dei singoli reparti aziendali, delle filiali, dei centri di costo, a seconda di come viene impostata l’attività di controllo.

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IL RUOLO DELLA BUSINESS INTELLIGENCE

Le dashboard della Business Intelligence, disponibili attraverso l’integrazione con BeOne Analytics, permettono di monitorare sia i singoli moduli del TMS (quindi la divisione del trasporto aereo, marittimo e terrestre, ognuna con le sue specificità e particolarità) sia la sintesi di tutti i dati precedenti con il “Cruscotto Direzionale”, che fornisce una visione di insieme dell’attività aziendale.

Le varie specificità possono essere esaminate grazie alle tabelle Pivot, già all’interno delle singole dashboard e con delle dashboard specifiche. Puoi inoltre utilizzare le funzioni presenti nel prodotto per personalizzare e salvare delle interrogazioni con filtri specifici, in modo da poter essere richiamate anche successivamente senza eseguire nuovamente tutte le impostazioni.

Recentemente la Business Intelligence è stata integrata in BeOne anche per la gestione del Budget, che può essere popolato sia tramite foglio di excel, che manualmente e con i dati già presenti nel controllo di gestione relativi ai periodi precedenti.  In questo modo sei in grado di effettuare tutti i confronti tra l’andamento previsto e il consuntivo che quotidianamente viene alimentato dall’operativo di BeOne e dal reparto contabile.

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Modulo Contabilità:
Specifiche Tecniche

Leggi le specifiche tecniche in merito al modulo contabilità della nostra piattaforma Software.
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Contabilità

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Contabilità generale

L'area comprende tutte le funzioni che permettono di gestire la contabilità per gli aspetti fiscali (in vigore nei singoli paesi di installazione).
Adempimento obblighi fiscali relativamente all'iva, intrastat servizi integrato, invio modulo polivalente (black list e spesometro), oscillazione cambi automatica, gestione plafond e lettere di intento clienti e fornitori. Gestione dei movimenti contabili in 3 valute: originale, primaria e secondaria.

Gestione contabilità aziendale

Anagrafica unica per cliente e fornitore, gestione impegni finanziari, importazione E/C bancari (secondo gli standard CBI), riconciliazione conti bancari, scritture di rateo/risconto e sopravvenienze automatiche, gestione della riclassificazione di bilancio, archiviazione elettronica e sostitutiva attiva e passiva.

Contabilità clienti

Gestione ricevute bancarie singole, cumulative, da E/C con gestione insoluti. Collegamento diretto con l'home banking (da verificare nei vari paesi di installazione). Presentazione fatture, gestione assegni e solleciti automatici. Gestione fido integrato con i moduli operativi e gestione tempi medi di incasso.

Contabilità fornitori

Pagamenti automatici a fornitori con collegamento con l'home banking (secondo lo standard Sepa) e con gestione anticipi passiva. Completamento fatture provvisorie gestite con il modulo controllo fatture fornitori.

Gestione cespiti ammortizzabili

La procedura permette di gestire i cespiti direttamente dalla registrazione della fattura con 2 tipologie di ammortamento: fiscale, civile e con gestione automatica del calcolo della plus/minus valenza e delle scritture contabili.

Gestione ritenute d'acconto

Il modulo collegato alla contabilità generale permette di gestire e controllare le ritenute da versare per codice tributo, con la registrazione automatica e la stampa della lettera di certificazione.

Fatturazione libera amministrativa

Il modulo permette di creare e gestire le fatture generiche amministrative con relativa contabilizzazione, integrata con l'archiviazione elettronica e sostitutiva.

Integrazione con BI Finance

Integrazione nativa con dashboard già utilizzabili o con tool per la creazione di qualsiasi report di Business Intelligence.

Controllo di Gestione

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Gestione struttura di Contabilità Industriale

Gestione di un piano dei conti articolato con una gerarchia funzionale e periodi per competenza, e relativi agganci al piano di conti di Contabilità Generale

Integrazione con i moduli Tms

Integrazione con i moduli applicativi Tms per l'inserimento dei movimenti previsionali di costo diretti su spedizione/lista

Gestione Costi Indiretti

Possibilità di inserimento dei costi previsionali indiretti (spese generali) per la determinazione del margine operativo netto

Gestione Tariffe di Costo / Standard

Integrazione con CRM per la gestione delle tariffe di costo per fornitore con possibilità di utilizzo di tariffe standard articolate per i costi di massa, per la creazione dei movimenti previsionali di costo

Funzioni di verifica dei costi previsionali

Funzione di verifica guidata dei costi previsionali diretti ed indiretti, con possibile creazione dei movimenti contabili relativi

Funzioni di ventilazione e riproporzionamento costi e ricavi

Funzioni di ventilazione e riproporzionamento costi e ricavi, per l'allocazione dei movimenti al minimo livello

Gestione Budget

Possibilità di gestione dati budget, e confronto con i dati relativi alle performance aziendali

Situazioni di Periodo

Possibilità di situazioni di periodo a livello mensile/annuale in base a diversi indicatori (Filiali, Clienti, Servizi, etc)

Correzioni di Bilancio

Generazione di movimenti a correzione del bilancio fiscale, relative a ratei, risconti e sopravvenienze

Integrazione Nativa Business Intelligence

Integrazione nativa nel prodotto con dashboard già utilizzabili o con tool per la creazione di qualsiasi report di Business Intelligence

Integrazione Archiviazione Elettronica Documentale

Integrazione nativa nel prodotto con archiviazione elettronica documentale

Fatturazione elettronica

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Cedente (Ciclo Attivo – Soggetti sia Italiani che Esteri)

 Creazione della Fattura in formato XML in modo automatico
 Invio fattura XML a SDI in modo automatico con Firma digitale remota
 Ricezione della «Notifica di Scarto» se i controlli sul file XML falliscono
 Ricezione della «Notifica di Mancata Consegna» se l’inoltro al destinatario fallisce (solo soggetti Italiani)
 Ricezione della «Notifica consegna» (solo soggetti Italiani)
 Invio al destinatario della fattura di una mail con un link per visualizzare la fattura XML
 Cruscotto avanzamento per “stato” delle Fatture e delle relative ricevute
 Conservazione sostitutiva a norma automatica
 Visualizzatore del file XML integrato in BeOne con link agli oggetti applicativi (Spedizioni, Liste di Carico,
Tassazioni, etc.)

Cessionario (Ciclo Passivo – Soggetti solo Italiani)

 Ricezione fattura XML da SDI e caricamento automatico in BeOne Finance (Registrazione Provvisoria)
 Visualizzatore del file XML integrato in BeOne con link agli oggetti applicativi (Spedizioni, Liste di Carico, Costi
Previsionali, etc.)
 Cruscotto gestione delle Fatture Ricevute con funzionalità di presa in carico
 Conservazione sostitutiva a norma automatica
 Riconciliazione Automatica delle Fatture con i Costi Previsionali presenti in BeOne

Gli Step per arrivare al Go Live

Step-1-mobile

Sottoscrizione

Sigla il contratto scegliendo i moduli che meglio si adattano alle esigenze della tua azienda.

Approccio al progetto
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Migrazione

La migrazione dei tuoi dati viene eseguita in coordinamento con i nostri Project Leader, in totale sicurezza.

Trasferimento dati
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Formazione

Grazie al progetto "Novacademy" i nostri specialisti guideranno i vostri Key Users nel mondo BeOne.

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 Go-Live

Ora puoi concentrarti sul Core Business della tua azienda. A tutto il resto pensa BeOne.

Esplora la Soluzione

Scopri l'integrazione totale di BeOne

Clicca sulle immagini per conoscere nel dettaglio le caratteristiche dei moduli che compongono la Suite BeOne. Le diverse applicazioni fanno riferimento ad un unico database, su cui operano sincronizzate per il richiamo dei dati, la loro elaborazione e archiviazione, senza duplicazione delle informazioni e disallineamenti. La soluzione BeOne è totalmente integrata con le attività richieste a spedizionieri e operatori logistici, garantendo la flessibilità di cui necessitano gli operatori del settore.

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