DMS - Document Management System

archiviazione documentale

Software Document Management System di BeOne, per l’Archiviazione Elettronica dei tuoi documenti

Per rendere la tua azienda snella e flessibile Nova Systems ha sviluppato in BeOne il suo Software Document Management System: una funzionalità integrata diventata ormai fondamentale per tutti gli spedizionieri e gli operatori logistici che intendono conservare una grande quantità di documenti commerciali e amministrativi e hanno la necessità di trovare in maniera rapida ed efficace le informazioni di cui hanno bisogno. Il DMS(Document Management System), il sistema in cui l’utente può gestire l’archiviazione documentale e la conservazione sostitutiva. Un vero e proprio alleato nell’organizzazione e semplificazione aziendale perché consente di ordinare, salvare in un posto sicuro i documenti e di condividerli in ogni momento con i componenti dell’azienda attraverso i fascicoli virtuali. L’utilizzo della carta può essere così eliminato definitivamente.
Tutto questo è possibile grazie alla potenza del Cloud di Nova Systems e alla sicurezza dell’infrastruttura della software house.

Scopri di più

Software Document Management System-campaign dms

Come funziona il DMS
Document Management System:


Il Software Archiviazione Documenti è una funzionalità integrata strategica per ogni impresa perché diventa un supporto fondamentale per la crescita aziendale. Basta plichi di carta sulle scrivanie (stampe di e-mail di richiesta del cliente, fatture, documenti di trasporto, etc.). Tutto questo diventa un lontano ricordo perché i documenti vengono gestiti e archiviati in formato elettronico.

Tutti i documenti cartacei possono essere digitalizzati e collegati alla spedizione in modo semplice e veloce: basta applicare un etichetta barcode sul foglio, scansionarlo e questo documento è subito visibile sulla spedizione.


DMS - Document Management System

Se pervengono invece i documenti già in formato digitale (esempio dei .pdf, .doc, .jpg) si ha la possibilità, tramite la funzionalità integrata in BeOne di Archiviazione Documentale, di fare un semplice “drag and drop” del documento e di archiviarlo sulla spedizione.

Tramite Il DMS è possibile inoltre sfruttare la funzionalità Allegati, che permette di emettere e inviare via e-mail un qualsiasi documento da BeOne (ad esempio la rimessa documenti) allegando contestualmente la bolletta doganale ricevuta in precedenza dallo spedizioniere doganale.


SOFTWARE COLLABORATIVO: L'INTEGRAZIONE AL TUO SERVIZIO


il Software Archiviazione Documenti è collegato alla Collaboration Platform, la piattaforma collaborativa sviluppata da Nova Systems per digitalizzare i processi aziendali. Grazie a questa integrazione è possibile fornire ai propri clienti un accesso web attraverso il quale vengono visualizzati e scaricati i documenti di cui il cliente è l’intestatario.

Il DMS - Document Management System è inoltre integrato con tutti i moduli della Suite BeOne, a partire da quelli operativi come il TMS, il WMS, il CRM: dalla spedizione l’operatore è così in grado ad esempio di visualizzare in un clic i documenti allegati all’offerta spot.

Scopri di più

L'ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA, LA NUOVA FRONTIERA GREEN

Grazie all'archiviazione elettronica, il Cloud sostenibile di Nova Systems aiuta l'ambiente perché riduce l'impiego della carta, migliorando allo stesso tempo i processi produttivi e contribuendo al taglio dei costi. È il cosiddetto principio paperless, che contribuisce a eliminare i confini geografici: un ufficio privo di supporti cartacei può infatti consentire l'accesso immediato alla documentazione, ovunque si trovino i collaboratori, con un notevole incremento della produttività.

Scopri tutti i vantaggi

Quali sono i VANTAGGI che derivano dall'utilizzo del Software Archiviazione Documenti di BeOne:


  • • Abbiamo parlato dell’eliminazione della carta. Non c’è più bisogno di stampare i documenti, tutto è in formato digitale;

  • • Notevole risparmio in termini di tempo. Ad ogni spedizione vengono allegati tutti i documenti relativi e le informazioni sono così semplici da rintracciare;

  • • La nuova frontiera digitale dell’archiviazione elettronica consente di ridurre la possibilità di commettere errori umani;

  • • Vengono messi a disposizione dei propri clienti tutti i documenti a loro integrati grazie alla Collaboration Platform.

Gli Step per arrivare al Go Live

Quando esci dal tuo ufficio c’è un mondo che va avanti e che realizza tutto quello che hai programmato. Un senso di protezione e di sicurezza: dal 1981 la serenità trasmessa dalle soluzioni di Nova Systems è la premessa per sentirsi appagati in ogni momento della giornata. Senza pensieri e con fiducia nel futuro. Passa a BeOne.

Step-mobile1

MEETING

• Profilazione progetto

• Demo & Analisi Particolarità

• Incontri individuali

• Presentazione progetto

Scopri di più
Step-mobile2

AGREEMENT

• Contratto BeOne Cloud Forwarding Suite

• Conferma Attività di Start-Up

• Firma del contratto

Scopri di più
Step-mobile3

CLOUD ENVIRONMENT SET-UP

• Kick-Off con Key Users

• Key Users training

• Creazione del Cloud Environment e parametrizzazione del software

• Migrazione dati

Scopri di più
Step-mobile4

TRAINING

• Training individuale o di gruppo

• Training attraverso NovAcademy, con corsi in aula o in sede del cliente e webinar

• Supporto nell’utilizzo dei fondi di impresa

• Utilizzo software in ambiente di test

Scopri di più
Step-mobile5

GO- LIVE

• Vengono testate le parametrizzazioni del sistema

• Presidio fisico degli Account Manager di prodotto presso le sedi/filiali del cliente

• Un Team è nella sede di Nova Systems a supporto dell’attività degli Account Manager

Scopri di più
Step-mobile6

POST GO-LIVE

• Supporto Help Desk Applicativo e Cloud 24 su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno

• Consulenza tecnica individuale e analisi progetti

• Personalizzazione e ottimizzazione delle funzioni richieste

Scopri di più
Nova Systems Services S.r.l.  |   info@novasystems.it  |   T +39 045 878 8211  |   Cap. Soc. € 103.480,00 i.v.  |   C.C.I.A.A. VR N. 251355  |   Trib. Reg. Soc. N. 40176  |   Codice SDI: T04ZHR3  |   P.IVA 02639010236