DMS - Document Management System

DMS - Archiviazione Documentale

Per rendere la tua azienda snella e flessibile Nova Systems ha sviluppato in BeOne una funzionalità integrata diventata ormai fondamentale per tutti gli spedizionieri e gli operatori logistici che intendono conservare una grande quantità di documenti commerciali e amministrativi e hanno la necessità di trovare in maniera rapida ed efficace le informazioni di cui hanno bisogno. Stiamo parlando del Document Management System (DMS), il sistema in cui l’utente può gestire l’archiviazione documentale e la conservazione sostitutiva. Un vero e proprio alleato nell’organizzazione e semplificazione aziendale perché consente di ordinare, salvare in un posto sicuro i documenti e di condividerli in ogni momento con i componenti dell’azienda attraverso i fascicoli virtuali. L’utilizzo della carta può essere così eliminato definitivamente.
Tutto questo è possibile grazie alla potenza del Cloud di Nova Systems e alla sicurezza dell’infrastruttura della software house.

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Come funziona il DMS:


Il DMS è una funzionalità integrata strategica per ogni impresa perché diventa un supporto fondamentale per la crescita aziendale. Basta plichi di carta sulle scrivanie (stampe di e-mail di richiesta del cliente, fatture, documenti di trasporto, etc.). Tutto questo diventa un lontano ricordo perché i documenti vengono gestiti e archiviati in formato elettronico.

Tutti i documenti cartacei possono essere digitalizzati e collegati alla spedizione in modo semplice e veloce: basta applicare un etichetta barcode sul foglio, scansionarlo e questo documento è subito visibile sulla spedizione.


Se pervengono invece i documenti già in formato digitale (esempio dei .pdf, .doc, .jpg) si ha la possibilità, tramite la funzionalità integrata in BeOne di Archiviazione Documentale, di fare un semplice “drag and drop” del documento e di archiviarlo sulla spedizione.

Tramite Il DMS è possibile inoltre sfruttare la funzionalità Allegati, che permette di emettere e inviare via e-mail un qualsiasi documento da BeOne (ad esempio la rimessa documenti) allegando contestualmente la bolletta doganale ricevuta in precedenza dallo spedizioniere doganale.


L'INTEGRAZIONE AL TUO SERVIZIO


L’Archiviazione elettronica è collegata alla Collaboration Platform, la piattaforma collaborativa sviluppata da Nova Systems per digitalizzare i processi aziendali. Grazie a questa integrazione è possibile fornire ai propri clienti un accesso web attraverso il quale vengono visualizzati e scaricati i documenti di cui il cliente è l’intestatario.

Il DMS è inoltre integrato con tutti i moduli della Suite BeOne, a partire da quelli operativi come il TMS, il WMS, il CRM: dalla spedizione l’operatore è così in grado ad esempio di visualizzare in un clic i documenti allegati all’offerta spot.

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L'ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA, LA NUOVA FRONTIERA GREEN

Grazie all'archiviazione elettronica, il Cloud sostenibile di Nova Systems aiuta l'ambiente perché riduce l'impiego della carta, migliorando allo stesso tempo i processi produttivi e contribuendo al taglio dei costi. È il cosiddetto principio paperless, che contribuisce a eliminare i confini geografici: un ufficio privo di supporti cartacei può infatti consentire l'accesso immediato alla documentazione, ovunque si trovino i collaboratori, con un notevole incremento della produttività.

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Quali sono i VANTAGGI che derivano dall'utilizzo dell'archiviazione elettronica di BeOne:


  • • Abbiamo parlato dell’eliminazione della carta. Non c’è più bisogno di stampare i documenti, tutto è in formato digitale;

  • • Notevole risparmio in termini di tempo. Ad ogni spedizione vengono allegati tutti i documenti relativi e le informazioni sono così semplici da rintracciare;

  • • La nuova frontiera digitale dell’archiviazione elettronica consente di ridurre la possibilità di commettere errori umani;

  • • Vengono messi a disposizione dei propri clienti tutti i documenti a loro integrati grazie alla Collaboration Platform.

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