Digitalización de documentos | Sistema de gestión documental DMS para la logística
Para hacer tu empresa ágil y flexible Nova Systems ha desarrollado en BeOne una funcionalidad integrada que se ha convertido en fundamental para todos los transportistas y operadores logísticos que desean conservar una gran cantidad de documentos comerciales y administrativos y tienen que encontrar de forma rápida y eficaz la información que necesitan. Estamos hablando del Document Management System (DMS), el sistema de gestión documental en el que el usuario puede gestionar el archivo documental y el archivo substituto. Un verdadero aliado en la organización y la simplificación de la empresa, ya que permite ordenar y guardar en un lugar seguro los documentos y compartirlos en todo momento con el personal de la empresa a través de los archivos virtuales. De esta manera, el uso del papel puede eliminarse de forma permanente. Todo esto es posible gracias al poder del Cloud de Nova Systems y a la seguridad de la infraestructura de la software house.
El funcionamiento del DMS para la digitalización de documentos:
El DMS es una funcionalidad estratégica integrada para cada empresa porque se convierte en un apoyo fundamental para el crecimiento empresarial. Dejemos de tener paquetes de papel en los escritorios (copias de correo electrónico de solicitud del cliente, facturas, documentos de transporte, etc.). Todo esto se convierte en un recuerdo lejano porque los documentos se procesan y archivan en formato electrónico.
Todos los documentos en papel se pueden ahora digitalizar y enlazar a la expedición de forma rápida y sencilla: basta con aplicar una etiqueta barcode en la hoja, escanearlo y este documento es inmediatamente visible en el envío.
En cambio, si los documentos ya llegan en formato digital (ejemplo de los pdf, .doc, .jpg) se tiene la posibilidad, a través de la función integrada en Beone de Archivo Documental, de hacer un simple "drag and drop" del documento y de archivarlo en el envío.
A través del DMS también es posible aprovechar la funcionalidad Adjuntos, que permite emitir y enviar por correo electrónico cualquier documento de Beone (por ejemplo, el envío de documentos) adjuntando al mismo tiempo la declaración aduanera recibida previamente por el agente de aduanas.
LA INTEGRACIÓN A TU SERVICIO
El Archivo electrónico está vinculado a la Collaboration Platform, la plataforma de colaboración desarrollada por Nova Systems para digitalizar los procesos comerciales. Gracias a esta integración es posible proporcionar a tus clientes un acceso web a través del cual se visualizan y descargan los documentos de los que el cliente es propietario.
El DMS también está integrado con todos los módulos de la BeOne Suite, empezando por los operacionales como el TMS, el WMS, el CRM: a partir del envío el operador puede, por ejemplo, ver con un solo clic los documentos adjuntos a la oferta spot.
Descubrir másARCHIVO ELECTRÓNICO, LA NUEVA FRONTERA VERDE
Con el Archivo electrónico, el Cloud sostenible de Nova Systems ayuda al medio ambiente reduciendo el uso de papel y mejorando al mismo tiempo los procesos de producción y ayudando a reducir los costos. Es el llamado principio “paperless”, que ayuda a eliminar los límites geográficos: una oficina sin papel puede proporcionar acceso inmediato a la documentación, dondequiera que se encuentren los empleados, con un aumento significativo de la productividad. Descubre todas las ventajasLas VENTAJAS del archivo electrónico de BeOne:
- • Hemos hablado de la eliminación del papel. Ya no hay necesidad de imprimir los documentos, todo está en formato digital;
- • Considerable ahorro de tiempo. Se adjuntarán a cada envío todos los documentos pertinentes y la información será tan fácil de localizar;
- • La nueva frontera digital del almacenamiento electrónico permite reducir la posibilidad de cometer errores humanos;
- • Se ponen a disposición de tus clientes todos los documentos que integran gracias a la Collaboration Platform.
