DMS - Document Management System

DMS - Archivage électronique

Pour rendre votre entreprise plus légère et plus flexible, Nova Systems a développé dans BeOne une fonctionnalité intégrée qui est devenue essentielle pour tous les transitaires et les opérateurs logistiques qui souhaitent stocker une grande quantité de documents commerciaux et administratifs avec la nécessité de trouver rapidement et efficacement les informations dont ils ont besoin. Nous parlons du Document Management System (DMS), le système dans lequel l'utilisateur peut gérer le stockage des documents et de la conservation de remplacement. Un véritable allié dans l'organisation et la simplification de l'entreprise car il permet de commander, de sauvegarder des documents en lieu sûr et de les partager à tout moment avec les composantes de l'entreprise à travers les dossiers virtuels. L'utilisation du papier peut ainsi être définitivement éliminée.
Tout cela est possible grâce à la puissance du Cloud de Nova Systems et à la sécurité de l'infrastructure de la maison de logiciels.

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Comment fonctionne le DMS:


Le DMS est une fonctionnalité stratégique intégrée pour chaque entreprise car il devient un support fondamental pour la croissance des entreprises. Cessez d'avoir des paquets de papier sur vos bureaux (impression des courriels de demande des clients, des factures, des documents de transport, etc.) Tout cela devient un lointain souvenir car les documents sont gérés et archivés sous forme électronique.

Tous les documents papier peuvent être scannés et liés à l'envoi de manière simple et rapide : il suffit d'appliquer une étiquette à code barre sur la feuille, de la scanner et ce document est immédiatement visible sur l'expédition.


Si, en revanche, les documents sont déjà au format numérique (par exemple .pdf, .doc, .jpg), vous avez la possibilité, grâce à la fonctionnalité intégrée de BeOne Archivage documentaire, de faire un simple "glisser-déposer" du document et de l'archiver sur l'expédition.

Grâce au DMS, il est également possible de profiter de la fonction Attachments, qui vous permet d'émettre et d'envoyer tout document de BeOne (par exemple, la remise de documents) par e-mail, en joignant en même temps le bulletin douanier reçu antérieurement par l’expéditeur en douane.


L'INTÉGRATION À VOTRE SERVICE


L'archivage électronique est lié à la Collaboration Platform, la plate-forme de collaboration développée par Nova Systems pour numériser les processus d'entreprise. Grâce à cette intégration, il est possible de fournir à ses clients un accès web par lequel les documents dont le client est propriétaire sont affichés et téléchargés.

Le DMS est également intégré à tous les modules de la Suite BeOne, à commencer par les modules opérationnels tels que le TMS, le WMS, le CRM : dès l'expédition, l'opérateur peut ainsi, par exemple, visualiser en un clic les documents joints à l'offre spot.

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L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE, LA NOUVELLE FRONTIÈRE VERTE

Grâce à l’archivage électronique, le Cloud durable de Nova Systems contribue à la protection de l'environnement en réduisant l'utilisation de papier tout en améliorant les processus de production et en aidant à réduire les coûts. Il s'agit du principe dit "sans papier", qui contribue à éliminer les frontières géographiques : un bureau sans papier peut permettre un accès immédiat à la documentation, peu importe où se trouvent les employés, avec une augmentation significative de la productivité.

Découvrez tous les avantages

Les AVANTAGES de l’archivage électronique de BeOne:


  • • Nous avons parlé de l'élimination du papier. Plus besoin d’imprimer les documents, tout est au format numérique;

  • • Gain de temps considérable. A chaque expédition sont joints tous les documents relatifs et les informations sont ainsi faciles à retrouver;

  • • La nouvelle frontière numérique du stockage électronique permet de réduire la possibilité de commettre des erreurs humaines;

  • • La Collaboration Platform met à la disposition de ses clients tous les documents qui leur sont intégrés.

Les Étapes pour arriver au Go-Live

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Souscription

Paraphez le contrat en choisissant les modules qui s’adaptent le mieux aux exigences de votre société.

Approche de projet
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Migration

La migration de vos données est effectuée en coordination avec nos Project Leader, en toute sécurité.

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Formation

Grâce au projet "Novacademy", nos spécialistes guideront vos Key Users dans le monde BeOne.

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