DMS - Document Management System

DMS - Archiviazione Documentale

Um Ihr Unternehmen schlank und flexibel zu machen, hat Nova Systems mit BeOne eine integrierte Funktionalität entwickelt, die für alle Spediteure und Logistikunternehmen, die eine große Menge an Geschäfts- und Verwaltungsdokumenten speichern wollen und die benötigten Informationen schnell und effektiv finden müssen, unverzichtbar geworden ist. Die Rede ist vom Dokumentenmanagementsystem (DMS), dem System, in dem der Benutzer die Dokumentenablage und die Ersatzablage verwalten kann. Ein echter Verbündeter in der Organisation und Geschäftsvereinfachung, weil es erlaubt, Dokumente zu bestellen, an einem sicheren Ort zu speichern und sie jederzeit mit den Komponenten des Unternehmens durch virtuelle Dateien zu teilen. Der Einsatz von Papier kann so dauerhaft eliminiert werden.
All dies ist dank der Leistungsfähigkeit der Nova Systems Cloud und der Sicherheit der Infrastruktur des Softwarehauses möglich

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Wie DMS funktioniert:


Das DMS ist eine strategische integrierte Funktionalität für jedes Unternehmen, da es zu einer grundlegenden Unterstützung für das Unternehmenswachstum wird. Keine Papierpakete mehr auf den Schreibtischen (Ausdrucke von Kundenanforderungs-E-Mails, Rechnungen, Transportdokumente usw.). All dies wird zu einer fernen Erinnerung, weil die Dokumente in elektronischem Format verwaltet und archiviert werden.

Alle Papierdokumente können gescannt und auf schnelle und einfache Weise mit der Sendung verknüpft werden: einfach ein Barcode-Etikett auf das Blatt aufbringen, scannen und dieses Dokument ist sofort auf der Sendung sichtbar.


Liegen die Dokumente hingegen bereits in digitaler Form vor (z.B. .pdf, .doc, .jpg), haben Sie durch die integrierte Funktionalität der BeOne Dokumentenarchivierung die Möglichkeit, das Dokument einfach "drag and drop" zu machen und auf der Sendung zu archivieren

Über das DMS ist es auch möglich, die Vorteile der Funktion Anhänge zu nutzen, die es Ihnen ermöglicht, jedes beliebige Dokument aus der BeOne (z.B. die Dokumentenübermittlung) per E-Mail auszustellen und zu versenden, wobei gleichzeitig die zuvor beim Zollbroker eingegangene Zollrechnung angehängt wird.


INTEGRATION ZU IHREN DIENSTEN


Die elektronische Archivierung ist mit der Collaboration Platform verbunden, der von Nova Systems entwickelten kollaborativen Plattform zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dank dieser Integration ist es möglich, seinen Kunden einen Web-Zugang zur Verfügung zu stellen, über den die Dokumente, deren Eigentümer der Kunde ist, angezeigt und heruntergeladen werden können.

Das DMS ist auch mit allen Modulen der BeOne Suite integriert, angefangen bei den operativen Modulen wie dem TMS, dem WMS, dem CRM: So kann der Operator beispielsweise ab dem Versand mit einem Klick die an das Spotangebot angehängten Dokumente einsehen.

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ELEKTRONISCHE SPEICHERUNG, DIE NEUE GRÜNE GRENZE

Mit der elektronischen Speicherung hilft die Sustainable Cloud von Nova Systems der Umwelt, indem sie den Papierverbrauch reduziert, die Produktionsprozesse verbessert und zur Kostensenkung beiträgt. Es ist das so genannte papierlose Prinzip, das dazu beiträgt, geografische Grenzen zu überwinden: Ein papierloses Büro kann den sofortigen Zugriff auf die Dokumentation ermöglichen, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden, mit einer erheblichen Produktivitätssteigerung.

Entdecken Sie alle Vorteile

Was sind die VORTEILE der Nutzung der elektronischen Speicherung BeOne?


  • • Wir sprachen darüber, das Papier loszuwerden. Es ist nicht mehr nötig, die Dokumente auszudrucken, alles liegt in digitaler Form vor;

  • • Erhebliche Zeitersparnis. Alle damit zusammenhängenden Dokumente sind jeder Sendung beigefügt und die Informationen sind so leicht zu verfolgen;

  • • Die neue digitale Grenze der elektronischen Archivierung reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler;

  • • Die Collaboration Platform stellt den Kunden alle Dokumente, die mit ihnen integriert sind, zur Verfügung.

Die Schritte zum Go Live

Step-1-mobile

Unterzeichnung

Wählen sie die für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten geeigneten Module und unterzeichnen Sie den Vertrag.

Projektansatz
step-2-mobile

Migration

Ihre Datenmigration erfolgt in Abstimmung mit unseren Projektleitern in absoluter Sicherheit.

Datenübertragung
step-3-mobile

Fortbildung

Mit dem Projekt "Novacademy" begleiten unsere Spezialisten Ihre Key-User durch die BeOne-Welt.

Besichtigen Sie Novacademy
Step-4-mobile

 Go-Live

Jetzt können Sie sich auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens konzentrieren. BeOne kümmert sich um alles andere.

Entdecken Sie die Lösung
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