DMS - Document Management System

DMS - Die archivierung der Unterlagen

Um Ihr Unternehmen schlank und flexibel zu machen, hat Nova Systems mit BeOne eine integrierte Funktionalität entwickelt, die für alle Spediteure und Logistikunternehmen, die eine große Menge an Geschäfts- und Verwaltungsdokumenten speichern wollen und die benötigten Informationen schnell und effektiv finden müssen, unverzichtbar geworden ist. Die Rede ist vom Dokumentenmanagementsystem (DMS), dem System, in dem der Benutzer die Dokumentenablage und die Ersatzablage verwalten kann. Ein echter Verbündeter in der Organisation und Geschäftsvereinfachung, weil es erlaubt, Dokumente zu bestellen, an einem sicheren Ort zu speichern und sie jederzeit mit den Komponenten des Unternehmens durch virtuelle Dateien zu teilen. Der Einsatz von Papier kann so dauerhaft eliminiert werden.
All dies ist dank der Leistungsfähigkeit der Nova Systems Cloud und der Sicherheit der Infrastruktur des Softwarehauses möglich

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Wie DMS funktioniert:


Das DMS ist eine strategische integrierte Funktionalität für jedes Unternehmen, da es zu einer grundlegenden Unterstützung für das Unternehmenswachstum wird. Keine Papierpakete mehr auf den Schreibtischen (Ausdrucke von Kundenanforderungs-E-Mails, Rechnungen, Transportdokumente usw.). All dies wird zu einer fernen Erinnerung, weil die Dokumente in elektronischem Format verwaltet und archiviert werden.

Alle Papierdokumente können gescannt und auf schnelle und einfache Weise mit der Sendung verknüpft werden: einfach ein Barcode-Etikett auf das Blatt aufbringen, scannen und dieses Dokument ist sofort auf der Sendung sichtbar.


Liegen die Dokumente hingegen bereits in digitaler Form vor (z.B. .pdf, .doc, .jpg), haben Sie durch die integrierte Funktionalität der BeOne Dokumentenarchivierung die Möglichkeit, das Dokument einfach "drag and drop" zu machen und auf der Sendung zu archivieren

Über das DMS ist es auch möglich, die Vorteile der Funktion Anhänge zu nutzen, die es Ihnen ermöglicht, jedes beliebige Dokument aus der BeOne (z.B. die Dokumentenübermittlung) per E-Mail auszustellen und zu versenden, wobei gleichzeitig die zuvor beim Zollbroker eingegangene Zollrechnung angehängt wird.


INTEGRATION ZU IHREN DIENSTEN


Die elektronische Archivierung ist mit der Collaboration Platform verbunden, der von Nova Systems entwickelten kollaborativen Plattform zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dank dieser Integration ist es möglich, seinen Kunden einen Web-Zugang zur Verfügung zu stellen, über den die Dokumente, deren Eigentümer der Kunde ist, angezeigt und heruntergeladen werden können.

Das DMS ist auch mit allen Modulen der BeOne Suite integriert, angefangen bei den operativen Modulen wie dem TMS, dem WMS, dem CRM: So kann der Operator beispielsweise ab dem Versand mit einem Klick die an das Spotangebot angehängten Dokumente einsehen.

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ELEKTRONISCHE SPEICHERUNG, DIE NEUE GRÜNE GRENZE

Mit der elektronischen Speicherung hilft die Sustainable Cloud von Nova Systems der Umwelt, indem sie den Papierverbrauch reduziert, die Produktionsprozesse verbessert und zur Kostensenkung beiträgt. Es ist das so genannte papierlose Prinzip, das dazu beiträgt, geografische Grenzen zu überwinden: Ein papierloses Büro kann den sofortigen Zugriff auf die Dokumentation ermöglichen, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden, mit einer erheblichen Produktivitätssteigerung.

Entdecken Sie alle Vorteile

Was sind die VORTEILE der Nutzung der elektronischen Speicherung BeOne?


  • • Wir sprachen darüber, das Papier loszuwerden. Es ist nicht mehr nötig, die Dokumente auszudrucken, alles liegt in digitaler Form vor;

  • • Erhebliche Zeitersparnis. Alle damit zusammenhängenden Dokumente sind jeder Sendung beigefügt und die Informationen sind so leicht zu verfolgen;

  • • Die neue digitale Grenze der elektronischen Archivierung reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler;

  • • Die Collaboration Platform stellt den Kunden alle Dokumente, die mit ihnen integriert sind, zur Verfügung.

Die Schritte zum Go-Live

Wenn Sie aus Ihrem Büro treten, spielt sich eine Welt ab, die alles vollbringt, was Sie geplant haben. Ein Gefühl von Schutz und Sicherheit: Seit 1981 ist das Gefühl der Gelassenheit, das die Lösungen von Nova Systems vermitteln, die Prämisse, mit der Sie sich zu jeder Tageszeit zufrieden fühlen können. Mit Zuversicht und ohne Sorgen in die Zukunft blicken. Wählen Sie BeOne.

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VERTRAG

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CLOUD-UMGEBUNG EINRICHTEN

• KickOff mit Key Usern

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• Cloud-Umgebung erstellen und Software Parametrierung

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TRAINING 

• Einzel- oder Gruppentraining 

• Schulungen durch die NovAcademy Business Unit 

• Möglichkeit des Zugriffs auf Mittel aus Branchenfonds 

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GO- LIVE

• Physische Präsenz von Product Account Managern bei Kundenstandorten/
Niederlassungen 

• Ein Team ist im Büro der Nova Systems zur Unterstützung des Unternehmens

• Der Kunde nutzt BeOne zur Steuerung des gesamten Betriebsablaufs 

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POST GO-LIVE

• Anwendungs- und Cloud-Helpdesk-Support 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr

• Individuelle technische Beratung und Projektanalyse

• Release mit neuen Funktionen und neuen Produkten 

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