BeOne Workflow, la nouvelle frontière de l'organisation des entreprises

• Profilage de l'entreprise

• Demo&Analyse - Particularités

• Réunions individuelles

• Présentation du projet

Nova Systems se propose d'étudier un parcours, par étapes, qui guide chaque entreprise vers l'utilisation complète et efficace de la solution BeOne. 

La première étape, celle relative au Meeting, marque le début de l'activité de profilage. Cette activité, réalisée à l'aide d'entretiens menés par nos Account Managers, a un double objectif : commencer à connaître les besoins de l'entreprise et, en même temps, identifier les produits et services offerts par Nova Systems qui répondent le mieux aux besoins opérationnels de l'entreprise.

Sur la base des informations partagées, Nova Systems configure l'environnement de démonstration pour que la société puisse voir le potentiel hypothétique de son propre flux de travail réalisé par BeOne. L'environnement de démonstration peut être choisi en plusieurs langues, en italien, anglais, espagnol ou français.

Les réunions pour la Démonstration et l'Analyse - Particularités peuvent se tenir, à la discrétion de l'entreprise, à son siège social, sous forme de réunion en ligne ou dans les bureaux de Nova Systems.

C'est au cours de ces rencontres individuelles qu'une entreprise, voyant son flux de travail dans le logiciel, est normalement en mesure de nous transmettre les besoins éventuels de paramétrage pour optimiser le nouveau flux de travail.

À la fin de cette phase, le projet est présenté à l'entreprise, en termes de temps nécessaire et des étapes pour la réalisation des activités ultérieures.

• Contrat BeOne

• Confirmation de l'activité de démarrage

• Signature du contrat

En signant le partenariat, le client fait partie du réseau de Nova Systems, sous toutes ses formes.

À cet égard, il est essentiel d'accepter les Conditions Générales du Contrat, qui concrétisent avec Nova Systems une relation basée sur la confiance, le soutien et le partage du savoir-faire pour le développement mutuel des affaires. 

En outre, pour composer l'offre, basée sur un paiement mensuel facturation à l'usage, il sera nécessaire de signer le Contrat Ordre d'Achat, qui indiquera les modules logiciels et les services choisis par le client.  

Le choix de nos critères de mesure nous permet d'assurer un tarif mensuel qui comprend: 

• Utilisation en mode cloud, avec une continuité des activités garantie par contrat ; 

• Maintenance de toute l'infrastructure et du centre de données selon les dernières technologies ; 

• Produits et de services offerts tels que décrits dans le contrat de commande ; 

• Mises à jour bimensuelles avec mises à niveau et nouvelles fonctionnalités ; 

• Assistance incluse, téléphone direct et télématique, standard du lundi au jeudi de 07h00 à 22h00, le vendredi de 07h00 à minuit, le samedi de 08h00 à midi ; 

• Sauvegarde, gestion et backup des données. 

Enfin, les activités du projet sont définies par la signature du Contrat des Activités de Démarrage et deux possibilités sont proposées au client: une formule unique, pour valoriser l'ensemble du projet, ou une formule d'achat d'heures facturées mensuellement qui constitueront le total des heures du client, desquelles seront déduites toutes les activités du projet. Dans les deux cas, le client aura accès à un espace réservé où il pourra vérifier l'avancement de ses activités.

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• Réunion de démarrage avec les Utilisateurs habilités

• Formation des Utilisateurs habilités

• Création de l'environnement Cloud et paramétrage du logiciel

• Migration de données

Une fois le partenariat avec Nova Systems signé, la véritable collaboration commence, avec la première rencontre, la réunion de démarrage, entre les Utilisateurs habilités du client et les Account Managers de Nova Systems. Cette phase est cruciale pour la définition du projet et a pour but ultime de planifier toutes les activités qui doivent être menées à bien pour arriver au jour du Go-Live.

Le processus commence par vérifier l'infrastructure du Client et les installations, définir le calendrier de formation et choisir la façon dont cette activité sera menée, jusqu'à créer l'environnement et son paramétrage et choisir le mode de migration des données. Tout est guidé par le Chef du projet de Nova Systems qui, avec les Utilisateurs habilités désignés par le client, s'engage à suivre l'évolution de chaque activité avant de conclure les phases du projet.

Les accords conclus lors de cette réunion seront partagés avec le client afin qu'il puisse participer activement. 

À partir de là, nous entrons dans la phase opérationnelle. Nova Systems crée l'Environnement Cloud du client, sur lequel les produits et services choisis sont activés pour commencer la phase de paramétrage et rendre ainsi l'environnement conforme aux besoins opérationnels du client.

À la fin de cette phase, une migration initiale des données est effectuée, préparant l'environnement pour la prochaine phase de formation.

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• Formation individuelle ou en groupe

• Formation par la Business Unit NovAcademy

• Possibilité d'accéder au financement des fonds sectoriels

 La phase de formation est réalisée dans un environnement de test, où une première importation de données a été effectuée. L'objectif est de réaliser la formation sur des flux opérationnels réels, pour accompagner l'utilisateur à la réalisation de ses activités quotidiennes. À cet égard, la durée de la formation est fixée par un calendrier de formation convenu lors de la réunion de démarrage.

Nova Systems donne toujours au client la possibilité de choisir si les destinataires de la formation sont les Utilisateurs finaux ou les Utilisateurs habilités, c'est-à-dire les responsables de département chargés de transférer les compétences et les connaissances acquises. 

La formation peut être réalisée chez le client ou en impliquant la Business Unit NovAcademy, par le biais de réunions en visio-conférence.

Nova Systems recommande la méthode de formation la plus appropriée à l'entreprise, qui pourra adopter la meilleure solution en fonction de ses besoins. 

L'efficacité de la formation détermine le succès du Go-Live.    

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• Présence sur place des Account Managers du produit chez les clients et dans les succursales

• Une équipe est présente dans le bureau de Nova Systems pour aider l'entreprise

• Le client utilise BeOne pour gérer l'ensemble du flux opérationnel

C'est dans cette phase que les activités réalisées précédemment sont consolidées.

Dans les jours précédant la mise en service (Go-Live), les paramètres du système sont testés, le niveau de sensibilisation des Utilisateurs finaux est partagé, et une importation finale des données est effectuée, afin de disposer d'un environnement adapté et cohérent avec les besoins du client.

Le jour crucial du Go-Live arrive, pendant lequel les Account Managers de Nova Systems sont présents dans les bureaux et les succursales du client pour aider les opérateurs dans cette phase fondamentale, en garantissant une assistance immédiate pour tout type de besoin.

En même temps, chez Nova Systems, une équipe dédiée est à pied d'œuvre pour suivre pas à pas la réussite de la mise en service (Go-Live), en soutenant les activités des Account Managers.

Pendant le Go-Live, le système BeOne est utilisé par le client pour gérer l'ensemble du flux opérationnel.  Au cours du premier jour et des jours suivants, Nova Systems contrôlera la progression du Go-Live et le degré de satisfaction du client.

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• Assistance Help Desk Applicatif et Cloud 24 heures sur 24, 365 jours par an

• Conseil technique individuel et analyse du projet

• Mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux produits

Après le Go-Live, une relation entre Nova Systems et le client commence à se développer.

La satisfaction de l'entreprise est notre priorité. C'est pourquoi nous proposons des services de Assistance Help Desk structurés à plusieurs niveaux, afin de fournir une réponse précise et rapide à chaque demande. Notre personnel est disponible pour offrir une assistance totale 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an et le client est enfin libre de se concentrer sur son activité.

Chaque entreprise se voit également attribuer un Project Manager et un Account Manager dédié, pour chacune des activités réalisées. Cela établit un fil conducteur direct et constant, qui mène à une relation de confiance profitable. L'équipe dédiée de Nova Systems est disponible pour tout besoin de conseil, de formation ou d'analyse des processus d'affaires. Le Centre de Recherche et de Développement de Nova Systems est en contact permanent avec les Project Managers assignés aux clients, par le biais de la publication de nouvelles versions et de mises à jour, afin de développer et de coordonner toute demande d'implémentation et de personnalisation du logiciel.

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• Après le Go-Live, un rapport axé sur la croissance de l’entreprise commence entre Nova Systems et le client ;

• Le Customer Success Manager devient un interlocuteur fidèle, avec une approche proactive vers l’entreprise ;

• Le CSM amène les collaborateurs de l’entreprise à découvrir le potentiel de la solution BeOne, pour tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités.

La migration de l’ancien logiciel à la nouvelle solution est le prélude au succès.
Après le Go-Live, un rapport axé sur la croissance de l’entreprise commence entre Nova Systems et le client, grâce au Customer Success Manager (CSM), un interlocuteur fidèle poussé par une approche proactive, aide l’entreprise à profiter des fonctionnalités de la solution BeOne.
Une mentalité innovante, au nom de la proactivité. Dans ce nouveau processus de gestion, l’Account Manager de Nova Systems, qui suit de près l’entreprise, prend en compte le point de vue du client et devient le Customer Success Manager de référence. Le CSM connaît les aspirations et les objectifs de l’entreprise et, en fonction de ses besoins, est en mesure de mettre le client dans les conditions pour évoluer et toujours avoir un coup d'avance sur le marché et les concurrents.
Pour réussir dans cet objectif, le CSM guide les utilisateurs de BeOne dans la découverte des potentialités du logiciel, pour exploiter au mieux toutes les fonctionnalités, permettant à l’entreprise de faire un saut qualitatif définitif.
Le CSM de Nova Systems peut également compter sur l’école de formation NovAcademy, pour que les collaborateurs de l’entreprise disposent de la maîtrise totale du logiciel de gestion.

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