AGENTS MARITIMES

2 • RELATIONS AVEC LES COMPAGNIES MARITIMES

Le logiciel est capable de gérer chaque navire passant par le port de référence de l'agence maritime. Il est possible de créer et de coordonner des voyages individuels de navires, pour lesquels la compagnie maritime exige de l'agence des services spécifiques, qui peuvent être fournis soit à l'accostage, soit au départ du navire. Les activités sont enregistrées dans la solution BeOne en tant qu'opérations à effectuer et comme coûts et/ou revenus contextuels à la fourniture du service demandé.

3 • DOSSIER DU NAVIRE

Les services demandés par la compagnie maritime au moment de l'accostage ou du départ vont constituer ce que l'on appelle le dossier du navire, un dossier dans lequel sont enregistrés tous les frais soutenus par l'agence pour le compte de la compagnie pour la fourniture des services demandés.
Dans le dossier du navire, il est possible d'émettre le compte de débours, qui constitue la preuve des frais engagés par l'agence pour le compte de l'armateur. L'agence peut également refacturer tout autre recette, comme les frais d'agence, qui constituent des mouvements de recettes analytiques dans le dossier. Dans le dossier, il est possible de vérifier que chaque coût encouru a été correctement facturé à l'armateur et la possibilité est donnée de contrôler la rentabilité que l'agence obtient sur le dossier en cours de traitement.
Grâce au module logiciel de contrôle de gestion et de vérification des factures des fournisseurs de BeOne, il est possible d'enregistrer des montants de coûts provisoires et de consolider ensuite ces coûts avec les factures reçues des différentes parties impliquées dans la fourniture des services demandés par l'armateur.

4 • LISTES DE DÉBARQUEMENT, D'EMBARQUEMENT ET DE TRANSBORDEMENT

Chaque dossier d'agence est préparatoire à l'émission de la réservation demandée au client et est ensuite utilisé pour composer les listes d'embarquement ou de débarquement du navire, les ordres de positionnement et tout autre document requis au cours du cycle de traitement du dossier, y compris la phase de facturation.
Le module logiciel Shipping Agency de BeOne permet de gérer les listes d'embarquement et de débarquement de manière visuelle, en manipulant les conteneurs des dossiers au chargement ou au déchargement. L'agent maritime, par une simple opération de glisser-déposer, peut insérer ou exclure un dossier dans le navire.

5 • ÉMISSION DES DOCUMENTS DE LA COMPAGNIE

Une fois que les listes d'embarquement et de débarquement ont été compilées, une série de documents peuvent être émis au nom de la compagnie de navigation. Il est possible de calculer les freight accounts grâce à des tarifs spécifiques et ensuite de les imprimer ou de les envoyer par e-mail. L'agent maritime est également en mesure d'émettre le connaissements Bill of Lading, Way Bill et House Bill of Lading au nom de la compagnie maritime, dans le format d'impression demandé par cette dernière, en numérotant les documents selon les normes de la compagnie. Les manifestes freight, unfreight, cargo peuvent être publiés au nom de la compagnie maritime, à partir des listes d'embarquement ou de débarquement.

6 • MESSAGES EDI

Le module Shipping Agency de BeOne fournit divers messages standard EDI utilisés dans la communication entre les parties impliquées dans la gestion des dossiers d'embarquement et de débarquement. Il est ainsi possible d'envoyer ou de recevoir des manifestes de la compagnie maritime ou d'autres ports.

Vous pourrez ensuite envoyer automatiquement des connaissements maritimes, dossiers, manifestes, ordres de livraison, ordres de positionnement, instructions douanières à d'autres autorités portuaires, agents maritimes portuaires, compagnies maritimes, terminaux à conteneurs ou à d'autres parties externes, telles que des clients, transporteurs, opérateurs douaniers. L'agent maritime a la possibilité de recevoir des informations des terminaux à conteneurs, telles que la date et l'heure de sortie du conteneur, le numéro d'identification de l'unité de chargement, les scellés apposés et le VGM.

7 • OPÉRATIONS DOUANIÈRES

Le module Shipping Agency, en Italie, est intégré au logiciel pour la gestion douanière de BeOne et permet la création automatique de documents douanières à partir des dossiers de l'agence. À partir des dossiers, il est possible de suivre directement le statut douanier de chaque conteneur ou envoi de marchandises et d'archiver tous les documents délivrés. La même chose est possible sur les marchés internationaux, grâce à l'intégration avec les différents acteurs du marché qui fournissent des solutions ERP pour les opérations douanières.
Lors de la facturation du dossier, BeOne permet de facturer tous les droits de douane avancés dans les différentes opérations douanières émises sur le dossier. Le module Shipping Agency s'intègre également aux manifestes douaniers, à partir desquels il est possible de générer des manifestes entiers à l'arrivée ou au départ du voyage du navire de l'agence maritime.

8 • FACTURATION

BeOne permet le calcul automatique des frets et des frais annexes, en plus de celles de la compagnie et d'agence, ainsi que la facturation des différents montants, au moyen de tarifs de recettes spéciaux qui sont gérés par le module CRM. Il est également possible d'émettre des offres spot facturables dans le dossier de l'agence maritime.

9 • CONTRÔLE DE GESTION

Le contrôle de gestion de BeOne est parfaitement intégré au module logiciel Shipping Agency. À partir du dossier de la compagnie, il est possible d'enregistrer les coûts prévisionnels, qui sont ensuite rapportés par la fonctionnalité de vérification des factures des fournisseurs. En outre, la Business Intelligence de BeOne permet une analyse plus approfondie de toutes les activités gérées par l'agence maritime et permet de suivre la performance économique de chaque dossier et de chaque voyage de navire géré.