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SPEDIZIONIERI TERRESTRI INTERNAZIONALI
Organizza al meglio il tuo flusso di lavoro
Per vincere la sfida della competitività gli spedizionieri sono alla continua ricerca di sinergie che favoriscano la crescita aziendale. È il caso di Bianchi Group e Moldtrans, che hanno unito le forze per affermarsi come punto di riferimento in un mercato in rapida evoluzione.
in che modo?
Entrambe le aziende hanno trovato in BeOne l’alleato ideale per governare le spedizioni internazionali groupage Import-Export e per ottimizzare così un flusso di lavoro in grado di assicurare al cliente finale puntualità, sicurezza e precisione.
Grazie al software garantito da Nova Systems puoi interfacciarti in real time con i tuoi corrispondenti, risparmiando tempo e risorse nei trasporti internazionali. Scopri di più!
Ecco il flusso di lavoro che ogni operativo può predisporre nell’ambito delle spedizioni internazionali groupage.
1 • GESTIONE TARIFFE FORNITORI / CLIENTI
Con BeOne è possibile configurare varie tipologie di tariffe, a partire da quelle relative a fornitori, partner e network per arrivare alle tariffe di vendita ai Clienti, con la possibilità di gestire tariffe diverse come scalare sui quintali, pallet, metri cubi, lineari, km, item, ad valorem e altro ancora.
Nell’ottica di semplificare la gestione delle tariffe da parte degli spedizionieri, Nova Systems ha sviluppato all’interno del CRM la possibilità di snellire l’attività di caricamento e mantenimento delle tariffe, in particolare in un contesto caratterizzato da una elevata volatilità ad esempio dei costi carburante. In questo caso, grazie al CRM di BeOne, l’aumento del Fuel Surcharge può essere esteso a tutte le tariffe di ricavo dei clienti valorizzando un singolo campo.
L’obiettivo è quello di mettere lo spedizioniere nelle condizioni di fornire ai propri clienti degli strumenti digitali che contribuiscano a favorire il lavoro, aumentando così le possibilità di fidelizzarlo.
Lo spedizioniere ha la possibilità di interrogare le proprie tariffe, di fare delle richieste di quotazione o di sviluppare autonomamente delle offerte (auto-quote) all’interno della Collaboration Platform, il portale web collaborativo. Lo shipper ha la possibilità di fornire l’accesso alla piattaforma ai clienti per condividere con loro il Track & Trace, le Dashboard di Business Intelligence, la Documentazione Elettronica, le quotazioni offerte e molto altro ancora.
Un altro fronte su cui Nova Systems è impegnata riguarda la riduzione dell’effort e i tempi di attesa nella risposta alle richieste di quotazioni spot, con l’integrazione di sistemi di intelligenza artificiale, i quali permettono di rispondere alle e-mail di richiesta in pochi secondi.
2 • GESTIONE RITIRI
Grazie alla gestione dei Ritiri e consegne, puoi coordinare in maniera semplice ed efficace i giri di raccolta e di distribuzione della merce, coordinando al meglio i mezzi sul territorio. Una soluzione sviluppata per agevolare l’attività di coloro che gestiscono i ritiri e la distribuzione della merce, perché consente di raggruppare le spedizioni e i ritiri per zona di pertinenza. La funzionalità ti permette inoltre di organizzare il giro a seconda dei ritiri programmati, facendo risparmiare tempo ed energie e tenendo in considerazione i vincoli dei mezzi a disposizione e degli stessi punti di ritiro.
3 • SPEDIZIONI E LISTE DI CARICO
BeOne permette di associare in modo semplice le spedizioni alle varie liste in partenza export, verificando costantemente che l’instradamento previsto per una spedizione venga rispettato quando assegnato alla lista di carico.
Ogni lista di carico inoltre prevede dei sistemi di controllo sulla saturazione del mezzo (kg, metri lineari e cubi). Per facilitare l’utilizzo e rendere più veloce l’attività operativa, inoltre, è possibile in un solo click stampare e trasmettere digitalmente tutta la documentazione delle spedizioni inserite nella lista stessa.
4 • HUB e CROSS DOCKING
Per ridurre i tempi nell’esecuzione del ritiro e della consegna delle spedizioni e garantire allo stesso tempo efficienza nel flusso di carico/scarico delle merci all'interno del proprio magazzino Nova Systems ha sviluppato il modulo Cross Docking di BeOne. Il software fornisce gli strumenti utili per tracciare la merce in entrata e in uscita dal proprio magazzino. Tutto questo in tempo reale, segnalando eventuali incongruità, mancanze o eccedenze. Il Cross Docking di BeOne consente di instradare e controllare ogni tipo di attività all’interno dell’hub, tramite differenti tipologie di missioni, le quali vengono svolte con TRF (terminali in radiofrequenza). Le merci in arrivo vengono scaricate sulla ribalta in entrata, smistate all’interno del magazzino e in brevissimo tempo trasferite sulla ribalta in uscita per essere spedite al corrispondente che si occuperà della consegna finale.
Il modulo permette una sincronizzazione perfetta tra il magazzino e gli uffici operativi, in quanto ogni missione eseguita nell’hub è visibile all’interno della spedizione, tramite la funzionalità Workflow di BeOne.
5 • SISTEMA E.D.I.
La precisione e la rapidità nello scambio delle informazioni sono diventate fondamentali. Il cuore del flusso di lavoro è rappresentato per questo dal sistema EDI di BeOne, per l’invio istantaneo e sincronizzato di dati, documenti e messaggi (come i dettagli della spedizione, mittente, destinatario, peso, dimensioni della merce, soggetti coinvolti, punto di ritiro e consegna) in formato elettronico. Vengono così snellite le attività di comunicazione tra gli operatori, riducendo i tempi e i costi di elaborazione delle informazioni, garantendo un migliore livello di servizio e una più semplice collaborazione tra le parti.
Il sistema EDI è in grado di gestire i dati in qualsiasi formato (tra cui ad esempio ordini clienti, ordini fornitori, anagrafiche, esiti, spedizioni, fatture e molto altro ancora), per poi inviarli a destinazione nel formato necessario al cliente, partner o a tutti gli altri soggetti coinvolti. Nel caso in cui entrambi i partner utilizzino BeOne, come per Moldtrans e Bianchi Group, la sincronizzazione dei dati sarà ancora più performante.
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6 • WORKFLOW
Con BeOne puoi configurare il tuo flusso di lavoro, in base alle necessità aziendali. In modo semplice e intuitivo hai la possibilità di generare dei modelli operativi che rendono più automatici i processi. BeOne Workflow ti guida nella gestione della spedizione, proponendo eventuali eventi pianificati che dovrebbero essere gestiti nella spedizione, come ad esempio l’emissione delle disposizioni doganali a fronte di una spedizione export.
Gli eventi del Workflow possono a loro volta essere automaticamente trasmessi a terzi o consultati via web sul Track&Trace dal committente della spedizione. Grazie al Workflow puoi così incrementare l’efficienza di ogni attività, eliminando gli step ridondanti e non necessari.
7 • TRACK & TRACE
Grazie alla Collaboration Platform di BeOne, puoi condividere con i tuoi shipper e partner tutte le informazioni relative alla spedizione. Hai così la possibilità di monitorare in tempo reale lo stato della spedizione, visualizzare e scaricare i relativi documenti, consultare ETD ed ETA.
Grazie alla piattaforma collaborativa di BeOne, inoltre, lo spedizioniere può condividere con i propri clienti e i propri partner cruscotti di analisi dei dati e KPI concordati.
8 • GESTIONE DISTRIBUZIONE MERCE
Nell’organizzazione dei giri di distribuzione, la qualità dei dati inseriti nelle spedizioni diventa fondamentale. È per questo che Nova Systems ha sviluppato BeOne Geocoding, la nuova funzionalità che permette di geolocalizzare punti di consegna in modo che il software possa rilevare i vincoli presenti a fronte di una consegna.
9 • POD APP
Con BeOne puoi inviare e ricevere il POD (Proof of delivery) direttamente a sistema. Attraverso l'app sul telefono dell’autista può essere confermata in tempo reale l'avvenuto ritiro o consegna della merce. È inoltre possibile fare firmare il destinatario della merce, per certificare che il ritiro o la consegna siano effettivamente avvenute. La firma viene apposta sul bollettino di ritiro/consegna, che BeOne provvede ad inoltrare direttamente al committente della spedizione.
Oltre a questo l’app permette di gestire eventuali imprevisti durante l’esecuzione del servizio, come foto dei danni, o consegne parziali e altro ancora.
10 • FATTURAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE
BeOne permette di emettere le fatture rapidamente, essendo già contemplati nella spedizione sia i ricavi da fatturare che i costi da ricevere, i quali verranno consuntivati all’arrivo della fattura fornitore. Nel caso di due partner, la verifica fatture fornitori può diventare automatica grazie allo scambio delle informazioni via EDI, velocizzando e digitalizzando completamente tutto il processo di verifica fatture fornitori, che in termini di effort per l’azienda è esponenziale. Grazie agli strumenti di Business Intelligence puoi analizzare in modo puntuale l'andamento aziendale per allineare l’attività alle prospettive e agli obiettivi di mercato, ottimizzando l’utilizzo delle risorse.
Nello specifico si possono consultare le dashboard relative alle performance delle linee di instradamento, in termini di numeri, volumi e marginalità. Inoltre grazie al CRM di BeOne e alle Dashboard disponibili attraverso la business intelligence di BeOne Analytics, è possibile analizzare costantemente le performance di vendita commerciali, analizzando in dettaglio con la forza commerciale le strategie di vendita, per riuscire ad arrivare a raggiungere risultati sempre più importanti.