Electronic Data Interchange
Nel settore degli spedizionieri e dei logistici la rapidità e la precisione nello scambio delle informazioni sono diventate caratteristiche di prioritaria importanza. Tra le funzionalità aggiuntive proposte da Nova Systems c’è il sistema EDI (Electronic Data Interchange) di BeOne, utilizzato dalle aziende per inviare dati in formato elettronico. Un cambiamento di paradigma che influisce in maniera positiva sul lavoro degli operatori del settore.
Integrare un formato dati standardizzato nel gestionale consente di ridurre i costi delle transazioni aziendali, diminuisce i tempi per rintracciare le informazioni e quelli necessari all’elaborazione degli ordini EDI. Con l'ottimizzazione dei flussi EDI puoi avere più tempo da dedicare alla vera e propria pianificazione e gestione del business aziendale.
Cosa posso fare con i flussi EDI di BeOne:
L’EDI di BeOne è un sistema di interscambio consente di scambiare diverse tipologie di documenti normalizzati tra sistemi informativi eterogenei. Questo perché l’EDI è in grado di raccogliere in qualsiasi formato i dati del documento e automaticamente li invia a destinazione nel formato necessario al cliente.
La soluzione BeOne automatizza la creazione, l'invio e la registrazione di ogni tipo di transazione elettronica, interagendo con qualsiasi sistema ERP. I documenti vengono così elaborati senza la necessità dell’intervento umano.
L’utilizzo degli ordini EDI è strategico perché si integra con molti moduli della soluzione BeOne, tra cui il Document Management System (Archiviazione elettronica), BeOne e-Invoice (fatturazione elettronica), TMS e WMS.
Le informazioni che si possono scambiare attraverso BeOne, grazie all’utilizzo del sistema EDI, sono molteplici:
- • Anagrafiche
- • Articoli
- • Esiti
- • Fatture
- • Formulari
- • Manifesti Doganali
- • Movimenti Contabili
- • Movimenti di Magazzino
- • Ordini Clienti
- • Ordini Fornitore
- • POD (Proof of Delivery)
- • Ritiri
- • Segnacolli
- • Spedizioni
Queste le statistiche di BeOne:
Anno: 2018 – Messaggi scambiati: 20.844.612
Anno: 2019 – Messaggi scambiati: 23.468.274
Anno: 2020 – Messaggi scambiati: 19.948.455 (al 05/11/2020)
Un esempio di scambio dati riguarda la presa in carico delle spedizioni da parte di un corrispondente.
- • Vengono ricevute via EDI le informazioni del trasporto che il corrispondente affida allo spedizioniere, in modo da non dover reinserire nel sistema i dati della spedizione;
- • Quando la spedizione viene consegnata al destinatario, viene inviato al corrispondente l’esito della spedizione e il POD via EDI, in modo che il corrispondente riceva e importi l’informazione nel suo sistema in maniera automatizzata. Allo stesso modo, se è il cliente di Nova Systems a dover affidare una spedizione a un corrispondente;
- • Vengono inviate via EDI al corrispondente le informazioni sulle spedizioni da affidare, in modo che il corrispondente non debba reinserire nel suo sistema i dati della spedizione, ma li trovi già caricati;
- • Quando il corrispondente avrà effettuato la consegna, mi invierà via EDI l’esito e il POD, in modo che io mi ritrovi automaticamente la spedizione in stato “consegnato” e venga inserito il POD in archiviazione elettronica.
Quali sono i VANTAGGI che derivano dall'utilizzo del sistema di interscambio EDI:
- • consente un enorme risparmio di tempo da parte degli operatori di data entry, i quali se ricevo l’informazione direttamente dal sistema informativo del corrispondente non devono reinserire manualmente i dati nel sistema;
- • viene ridotta o addirittura eleminata la possibilità di errori umani perchè aumenta l’accuratezza delle informazioni. Dovendo invece reinserire manualmente i dati nel gestionale potrebbero verificarsi errori di battitura da parte degli operatori (ad esempio ragioni sociali errate o peggio ancora importi sbagliati);
- • l’utilizzo della carta non è più necessario, con la conseguente diminuzione dei costi di gestione e una maggiore attenzione alla tutela dell’ambiente;
- • i flussi EDI favoriscono lo scambio di informazioni in tempo reale fra i due partner;
- • data la fondamentale importanza dell’EDI, la continuità del servizio è garantita grazie alla ridondanza dei dati (Business Continuity) garantita da Nova Systems;
- • il sistema di interscambio EDI è garantito da Nova Systems, che ha un reparto interno con personale specializzato e qualificato che si occupa esclusivamente dei servizi EDI;
- • nel portale EDI il cliente può configurare gli alert da attivare in base alle proprie preferenze. In questo modo il sistema di notifiche avvisa l’utente dell’avvenuta ricezione dei dati via mail oppure segnala gli eventuali errori.
